Politique en matière de protection des renseignements personnels

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont DECON-TRACK les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont DECON-TRACK traite leurs renseignements personnels.

Cette politique s’applique à DECON-TRACK, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de DECON-TRACK. Elle s’applique également à l’égard du site internet de DECON-TRACK, ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par DECON-TRACK.

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par DECON-TRACK, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de protection de la vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

Les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne constituent des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, seules les sections II et III de cette loi ne s’appliquent pas aux renseignements personnels qui concernent l’exercice par la personne d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

Dans le cadre de ses activités, DECON-TRACK peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que DECON-TRACK pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.

DECON-TRACK informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

DECON-TRACK applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels.

De façon générale, DECON-TRACK collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe A pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

Normalement, DECON-TRACK doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, DECON-TRACK peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où DECON-TRACK peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

Dans tous les cas, DECON-TRACK ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

Veuillez noter que les services et programmes de DECON-TRACK ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, DECON-TRACK n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).

DECON-TRACK peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, DECON-TRACK demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à DECON-TRACK.

Dans certaines situations, DECON-TRACK peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et :

• a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile; ou
• b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec DECON-TRACK. Lorsque requis, DECON-TRACK recueille le consentement de la personne au moment opportun.

DECON-TRACK veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

DECON-TRACK ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que DECON-TRACK veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, DECON-TRACK peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :

• lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
• lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
• lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

DECON-TRACK doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. DECON-TRACK demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, DECON-TRACK obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, DECON-TRACK devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :

• DECON-TRACK peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
• Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de DECON-TRACK désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par DECON-TRACK et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, DECON-TRACK doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de DECON-TRACK (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
• Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, DECON-TRACK pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

Il est possible que les renseignements personnels détenus par DECON-TRACK soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque DECON-TRACK a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque DECON-TRACK fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

Utilisation de témoins de connexion. Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Les sites internet contrôlés par DECON-TRACK utilisent des témoins de connexion notamment :

• Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
• Pour exploiter et sécuriser le site internet.

Les sites internet contrôlés par DECON-TRACK utilisent les types de témoins suivants :

• Témoins de session : il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.
• Témoins persistants : ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.

Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation des sites internet de DECON-TRACK.

Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.

Utilisation de Google Analytics. DECON-TRACK n’utilise pas Google Analytics, ni d’autres témoins publicitaires ou d’analyse de tiers, sur decon-track.com ni sur la plateforme opérationnelle. Si cela change, la présente politique sera mise à jour avant cette utilisation.

Autres moyens technologiques utilisés. DECON-TRACK recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par DECON-TRACK (par exemple, son formulaire de contact et son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires.

Si DECON-TRACK recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, DECON-TRACK doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, DECON-TRACK ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Les renseignements personnels utilisés par DECON-TRACK pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, DECON-TRACK s’assurera :

• de les détruire; ou
• de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction de renseignements par DECON-TRACK doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par DECON-TRACK concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de DECON-TRACK (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.

De manière générale, DECON-TRACK est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de DECON-TRACK doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, Derek Doyle, président de DECON-TRACK, assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Les membres du personnel de DECON-TRACK ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

Les rôles et les responsabilités des employés de DECON-TRACK tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de DECON-TRACK à cet égard, le cas échéant.

DECON-TRACK s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section Application et définitions) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, DECON-TRACK doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de DECON-TRACK, Artur Tereshchenko, à artur@decon-track.com. Une demande peut aussi être soumise au moyen du formulaire en ligne à /fr/plainte.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par DECON-TRACK et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de DECON-TRACK doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander à DECON-TRACK quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez DECON-TRACK qui y ont accès et leur durée de conservation.

Réception. Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par DECON-TRACK, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de DECON-TRACK, Artur Tereshchenko, à artur@decon-track.com. Une plainte peut aussi être soumise au moyen du formulaire en ligne à /fr/plainte.

Le plaignant devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par DECON-TRACK. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement. DECON-TRACK s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de DECON-TRACK pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par DECON-TRACK est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

DECON-TRACK doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, DECON-TRACK invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par DECON-TRACK.

La présente politique est approuvée par Derek Doyle, président de DECON-TRACK. Les demandes sont traitées par le responsable de la protection des renseignements personnels :

• Responsable de la protection des renseignements personnels : Artur Tereshchenko
• Adresse : 6 rue Jubilee, Gatineau (Québec) J9H 4S8
• Courriel : artur@decon-track.com

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.

La présente politique est publiée sur le site internet de DECON-TRACK, ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par DECON-TRACK, auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

DECON-TRACK doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.

Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.

Voici une liste non exhaustive sur les types de renseignements que DECON-TRACK pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.